Palvelusihteeri

Haemme PALVELUSIHTEERIÄ keskistettyihin sihteeripalveluihin (7 hlöä).

Hakuaika päättyy 30.9.2026 klo 15:00.

Tiimimme hoitaa kaupungin keskitettyjä sihteeri-, kirjaamo-, kokous- ja asiakaspalvelutehtäviä sekä tukee eri palvelualueita hallinnon arjen pyörittämisessä. Tälllä hetkellä haettavana olevan henkilön työpanosta kohdennetaan erityisesti maankäytön tehtäviin (mm. lausuntojen kirjaaminen asianhallintajärjestelmään (Dynasty), laskujen asiatarkastus ja tiliöinti, prosessien kuvaaminen (IMS järjestelmä), asiakaspalvelutehtävät ja muut avustavat tehtävät, jotka auttavat maankäytön ja kaavoituksen arjen sujuvuutta).

Kelpoisuusvaatimuksena on esim. merkonomi tai muu tehtävään soveltuva koulutus. Eduksi luetaan kokemus toimisto-, sihteeri- tai hallintotehtävistä, erityisesti julkisessa organisaatiossa, eri hallinnon järjestelmien käyttötaidot (esim. Dynasty, IMS, Digi- ja väestötietojärjestelmä, Louhi-järjestelmä), kyky toimia ajoittain kiireisessäkin arjessa, hyvät viestintätaidot, palveluhenkinen asenne ja valmius työskennellä sekä osana tiimiä että itsenäisesti.

Työssä voidan hyödyntää osin etätyötä kaupungin hybridityökäytäntöjen mukaisesti. Koeaika 6 kk.

Keskistettyjen sihteeripalveluiden tehtävät:
kirjaamotoiminta (ml. kuuluttaminen) ja tiedonhallinta
laskujen asiatarkastus ja tiliöinti
myyntilaskutus, maksatushakemukset ja sisäinen laskutus
kokoushallinta (esityslistojen ja pöytäkirjojen kokoaminen, julkaisu ja jakelu)
toimielimen sihteeritehtävät
palkkionmaksatus
matkasihteeritehtävät
HR-valmistelutehtävät
tilastojen ja raporttien valmistelutehtävät
tietojärjestelmien ylläpito- ja pääkäyttäjätehtävät
intranetin ja verkkosivujen sisällönhallinta
palvelualue- ja yksikkökohtaisesti substanssitehtävien mukaan vaihtelevat tehtävä

Mitä keskitetyt sihteeripalvelut tarkoittavat:
organisaation tarjoamia sihteeripalveluita, jotka on keskitetty yhteen yksikköön tai tiimiin sen sijaan, että ne olisivat hajautettuina eri alueille tai yksiköille. Tämä malli tarjoaa useita etuja, kuten
tehokkuuden parantamisen, resurssien paremman hallinnan ja palvelun laadun yhtenäistämisen. Esimerkiksi sihteerit voivat jakaa työtehtäviä ja tukea toisiaan kiireisinä aikoina.
yhteisten käytäntöjen ja laadunvarmistuksen kautta keskitetty sihteeripalvelu varmistaa, että kaikki sihteeripalvelut noudattavat samoja käytäntöjä.
sihteerit voivat työskennellä eri palvelualueilla ja palveluyksiköissä, mikä tarjoaa heille monipuolisia työtehtäviä ja mahdollisuuden kehittää laaja-alaista osaamista.
vahvan tukiverkoston, mikä helpottaa yhteistyötä ja tiedon jakamista.
keskitetty malli mahdollistaa sihteereiden erikoistumisen tiettyihin tehtäviin tai osa-alueisiin.

Tehtävää haetaan ensisijaisesti sähköisellä hakulomakkeella. Erillisten liitteiden sijaan kaikki tiedot pyydetään täyttämään hakulomakkeen kenttiin. Hakemuksen käsittelyn helpottamiseksi hakemuksessa pyydetään olemaan kertomatta salassapidettäviä tietoja, joita ovat mm. tiedot yksityiselämästä (harrastukset, perhe).

Mikäli hakemusta ei ole mahdollista jättää sähköisesti, toimitetaan hakemus osoitteeseen: Hyvän Olon Keskus Pirtti, Kohtaamo, Varsitie 7, 93100 Pudasjärvi. Hakemukseen merkintä: Palvelusihteeri.

Hakemukset on toimitettava 30.9.2026 klo 15:00 mennessä.