Kiinteistökoordinaattori

Kiinteistökoordinaattorina työskentelet Museoviraston Suomenlinnan hoitokunta -osastolla monipuolisissa Suomenlinnan asuntojen, liiketilojen ja muiden vuokratilojen hallintoon, isännöintiin ja asiakaspalveluun liittyvissä tehtävissä. Vastaat tehtävistä yhdessä isännöitsijän kanssa ja toimit tarvittaessa hänen sijaisenaan. Tuet myös Suomenlinnan hoitokunnan johtajaa Suomenlinnan toimitilojen hallinnoinnissa sekä Museoviraston kiinteistöpäällikköä muiden Museoviraston hallinnassa olevien toimitilojen kiinteistöhallinnollisissa tehtävissä.

Kiinteistökoordinaattorin keskeiset työtehtävät:
Vuokrasuhteiden hallinta
Tehtäviisi kuuluu vuokrasuhteiden hallinta asuntohaun valmistelusta vuokrasuhteen päättymiseen. Laadit asuntoilmoituksia yhteistyössä viestinnän kanssa, käsittelet hakemuksia, järjestät asuntoarvontoja ja asuntoesittelyjä sekä huolehdit vuokrasopimuksiin, vakuuksiin ja avainten luovutukseen liittyvistä tehtävistä. Teet myös asuntotarkastuksia ja koordinoit niiden perusteella tarvittavia jatkotoimenpiteitä.

Asiakaspalvelu ja asukasviestintä
Vastaat asukkaiden neuvonnasta ja asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse ja paikan päällä Suomenlinnassa. Hoidat asumiseen liittyvää päivittäisviestintää. Ylläpidät asukkaille suunnattua verkkopalvelua ja sen käyttäjätietoja sekä päivität asukasopasta yhteistyössä viestinnän kanssa.

Kiinteistöjen ylläpidon koordinointi
Työhösi kuuluu huolto- ja kunnossapitotilausten käsittelyä ja koordinointia yhteistyössä asiakkaiden, urakoitsijoiden ja muiden yhteistyötahojen kanssa. Vastaat lisäksi avainten, kulkuoikeuksien ja ovikoodien hallinnasta (ILOQ, Aviglion Alta) sekä saunavuorojen, tilaussaunan varausten ja autopaikkojen hallinnoinnista.

Taloushallinto ja rekisterit
Huolehdit vuokrien laskutukseen, vuokravalvontaan ja muuhun myyntilaskutukseen liittyvistä tehtävistä sekä ylläpidät asiakas- ja asukasrekistereitä.

Järjestelmät ja tiedonhallinta
Tehtävässä käytetään useita kiinteistö- ja vuokrahallinnan järjestelmiä (muun muassa CGI Koki, Koki360, AsukasKoki), joissa toimit myös pääkäyttäjäroolissa. Lisäksi huolehdit osaltasi kiinteistöhallintaan ja asunnonvuokraukseen liittyvien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja tietoturvasta.

Tehtävässä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa.
Tehtävään ei ole säädettyjä kelpoisuusvaatimuksia.